INOVASI DDMS MODEL CONCERN-BASED ADAPTATION MODEL (CBAM)

ABSTRAK: Artikel ini membincangkan tahap keprihatinan pekerja pelaksanaan inovasi DDMS dalam tugas harian mereka. Perbincangan ini mengguna pakai Model Penerimaan Berasaskan Keprihatinan atau Concerns-Based Adaptation Model (CBAM). Kajian ini bertujuan untuk mengenalpasti Peringkat Keprihatinan dan tafsiran dibuat berdasarkan kepada skor bagi peringkat keprihatinan untuk menghasilkan satu profil Peringkat Keprihatinan. Hasil kajian menggambarkan sistem DDMS masih belum lagi direalisasikan dengan berkesan dan memerlukan program intenvensi untuk membantu pekerja melaksanakan DDMS ini.

Kata kunci: Inovasi, Keprihatinan, DDMS, Fail, Concern-Based Adoptation Model (CBAM)

PENGENALAN

Organisasi yang inginkan kemajuan perlu melakukan perubahan dengan proaktif di semua peringkat supaya dapat bergerak kearah yang telah dirancangkan. Oleh itu, organisasi perlu sentiasa maju untuk menjamin kemajuan dan penerusan atau kelangsungan serta menjadikan inovasi sebagai sebahagian daripada budaya organisasi.

Seiring dengan era teknologi, Kerajaan perlu mencari idea baharu yang boleh digunakan untuk memulakan atau memperbaiki proses dan perkhidmatan sedia ada. Justeru itu, Unit Permodenanan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) telah membangun dan melaksanakan Digital Document Management System (DDMS) dengan tujuan pengurusan dokumen rasmi kerajaan secara elektronik. Projek DDMS ini merupakan salah satu projek di bawah Nasional Key Economic Areas (NKEAS) Communications, Content and Infrastructure (CCI) Entry Point Projects (EPP6) eGoverment – Paperless Government. Projek ini merupakan Key Performance Indicator (KPI) Jabatan Perdana Meneteria (JPM). Tujuan DDMS adalah untuk mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan dan capaian rekod serta ketelusan perkhidmatan kerajaan melalui penggunaan teknologi ICT.

Transformasi DDMS adalah sesuatu yang baharu diperkenal sejak tahun 2013 di semua Kementerian yang mana perisian ini di gunakan untuk menyimpan, mengesan dan mengindeks semua rekod elektoronik dalam bentuk rekod. DDMS ini merangkumi proses menawan dan menyelenggara rekod berkaitan aktiviti transaksi kerajaan dengan menyediakan pengurusan rekod yang cekap, sistematik sepanjang kitaran hayat rekod sehingga pelupusan rekod. Sehubungan itu, tahap keperihatinan pekerja akan memperangaruhi semasa proses pelaksanaan DDMS ini.

  

CONCERN-BASED ADOPTATION MODEL (CBAM)

Model Penerimaan Berasaskan Keprihatinan atau Concern-Based Adoption Model (CBAM) ialah satu model yang diasaskan oleh Fuller dan Ruttherford (1979) dikembangkan oleh Hall dan Hord (2001,2006) untuk mengkaji keperihatinan guru dalam perubahan perdidikan. Hall dan Hord telah mengandaikan keprihatinan adalah merupakan sebagai perasaan, pemikiran, dan reaksi individu berkembang terhadap sesuatu program baharu atau inovasi yang relevan dengan tugas mereka kerana keprihatinan mereka akan mempengaruhi  kejayaan pelaksanaan  sesuatu perubahan atau inovasi. Ia akan menentukan jenis bantuan diperlukan dalam menerima  dan mengadaptasikan perubahan itu.

CBAM merupakan satu instrumen yang digunakan untuk menilai kejayaan inovasi dan dapat menunjukkan reaksi bagaimana seseorang individu itu dapat bertindak dalam melaksanakan perubahan dan inovasi. CBAM mengandungi tiga (3) kompenen utama iaitu Peringkat Keprihatinan (Stages of Concern, SoC), Tahap Penggunaan (Level of Use, LoU) dan Konfigurasi Inovasi (Inovation Questinaire) yang digunakan. Walau bagaimanapun, dalam kajian ini akan menggunakan instrumen CBAM soal selidik keprihatinan (SoC - questionnaire) yang digunakan untuk menilai keprihatinan pekerja dalam inovasi DDMS. Ada terdapat tujuh (7) peringkat keprihatinan iaitu:

Jadual 1 : Tahap Keprihatinan Berkaitan Inovasi : Definisi Mengikut Tahap

Peringkat Keprihatinan	Tahap Keprihatinan		Definisi
Tiada Perkaitan	0	Kesedaran	Pekerja kurang prihatin atau kurang terlibat terhadap inovasi yang diperkenalkan
Diri	1	Maklumat	Pekerja mempunyai kesedaran umum terhadap inovasi yang berlaku dan berminat untuk mempelajari/ mengetahui dengan lebih lanjut tentang ciri, kesan dan keperluannya
	2	Peribadi	Perasaan kebimbangan pekerja mengenai peranan dan kemampuan diri untuk melaksanakan inovasi termasuk keprihatinan mengenai jenis kesan inovasi tersebut terhadap diri dan aktiviti rutin mereka
Tugas	3	Pengurusan	Pekerja fokus kepada proses dan tugas dalam melaksanakan inovasi. Mereka cuba menggunakan maklumat dan sumber yang ada secara optimum. Isu kecekapan, penyusunan, pengurusan, penjadualan dan tempoh masa yang diperlukan adalah diutamakan.
Impak	4	Kesan	Tumpuan pekerja berfokus kepada kesan perubahan ke atas diri terutamanya dalam prestasi kerja
	5	Kerjasama	Pekerja bekerjasama dengan pekerja lain bagi meningkatkan kecekapan pelaksanaan perubahan
	6	Fokus Semula	Pekerja memikirkan dan memfokus semula tumpuan mereka untuk meneroka faedah perubahan yang dilaksanakan. Mereka mencari kemungkinan atau alternatif lain demi menambahbaik inovasi yang sedang berlaku.

Sumber. Adaptasi daripada Hall dan Hord (2011)

PENYATAAN MASALAH

Fail merupakan salah satu kaedah penyimpanan dokumen yang mengandungi maklumat rasmi Kerajaan. Sehubungan itu, adalah amat penting ia diuruskan secara sistematik dan teratur selaras dengan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa supaya maklumat rasmi Kerajaan adalah terpelihara dan boleh diakses dengan pantas apabila diperlukan oleh pegawai. Kegagalan menguruskan fail dengan baik boleh menjejaskan tugas seharian dan memberi kesan negatif kepada organisasi.

DDMS telah diperkenal sejak tahun 2013 untuk menguruskan fail dan dokumen kerajaan. Pekerja terpaksa menerima inovasi ini untuk melaksanakan kerja harian. Kesannya, inovasi tersebut akan menghadapi pelbagai tekanan kerana pekerja terpaksa mengubah cara kerja dan mempelajari DDMS. Justeru itu, pekerja merupakan agen pelaksana inovasi. Kejayaan atau kegagalan sesuatu inovasi bergantung kepada pekerja kerana merekalah yang bertanggungjawab melaksanakan sesuatu inovasi di tempat kerja.

Proses pelaksanaan inovasi akan terganggu jika pekerja kurang jelas tentang perubahan tersebut. Tuntutan untuk pekerja memperlajari kaedah-kaedah baharu dan perlu menerima inovasi serta keluar zon selesa sangat penting dalam usaha mengurangkan halangan-halangan yang menggangu gugat kejayaan inovasi.

Kementerian bersama pihak MAMPU telah mengambil inisiatif dalam meninjau pelaksanaan DDMS ke atas pekerja.  Maka suatu kajian untuk meninjau tahap keprihatinan pekerja terhadap inovasi DDMS selari dengan usaha Kerajaan untuk meningkatkan menggunakan teknologi di sektor awam.

OBJEKTIF KAJIAN

Kajian ini bertujuan untuk melihat amalan pelaksanaan DDMS oleh pekerja berdasarkan keprihatinan terhadap aktiviti kerja harian. Secara spesifik, tumpuan kajian akan memberi perhatian untuk: 

a)    Mengenal pasti peringkat keprihatinan pekerja terhadap amalan dalam menggunakan DDMS.

PERSOALAN KAJIAN

Kajian ini akan menjawab soalan kajian seperti berikut: 

a)    Apakah peringkat keprihatinan pekerja terhadap amalan dalam menggunakan DDMS.

  

METOD KAJIAN

Sampel Kajian

Soal selidik telah diedarkan kepada 10 orang pekerja yang telah melaksanakan inovasi DDMS di Kementerian.

Instrumen Kajian

Instrumen kajian diadaptasi daripada soal selidik tahap keprihatinan atau dikenali sebagai Stages of Concern Questionnaire, SoCQ berdasarkan kepada Model CBAM oleh Hall dan Hord. SocQ mengandungi 35 item soal selidik berkaitan dengan tujuh tahap kprihatinan. Setiap penyataan ini berpandukan kepada 7 skala mengikut intensiti yang berbeza iaitu daripada 0 (tidak berkaitan) sehingga 6 (sangat benar) dalam skala linkert seperti di Lampiran A .

Analisis Data

Analisis data akan digunakan untuk melihat dapatan profil tahap keprihatinan pekerja, pemarkahan dikira dengan menjumlahkan markah kepada kelima-lima item dalam setiap tahap. Jumlah bagi setiap peringkat merupakan “skor peringkat mentah”. Kemudiannya, skor peringkat mentah ditukarkan kepada “skor peratusan” dengan merujuk kepada Carta Peratusan Tahap Keprihatinan seperti di Lampiran B.

  

DAPATAN KAJIAN

Profil Peringkat Keprihatinan Tiada Berkaitan (Tahap 0), Peringkat Keprihatinan Diri (Tahap 1 dan Tahap 2) dan Peringkat Keprihatinan Tugas (Tahap 3) responden adalah tinggi daripada Peringkat Keperihatinan Impak (Tahap 4, Tahap 5 dan Tahap 6). Bagi Peringkat Keprihatinan Kesedaran Tahap 0, profil menunjukkan intensiti yang paling tinggi (97%) iaituperatus lebih dengan Tahap 3 yang merupakan insensiti kedua tinggi (88%).

			Jadual 1 : Peringkat Tahap Keprihatinan Responden
Tahap  Keprihatinan				N	Jumlah Skor Mentah	Skor Peratusan	Min
Tahap 0	Kesedaran			10	19.4	97%	3.88
Tahap 1	Maklumat			10	23.3	84%	4.66
Tahap 2	Peribadi			10	24.3	83%	4.86
Tahap 3	Pengurusan			10	23.6	88%	4.72
Tahap 4	Kesan			10	21.9	38%	4.34
Tahap 5	Kolaborasi			10	22.6	59%	4.52
Tahap 6	Pemfokusan Semula			10	21.1	69%	4.22

Peribadi pada nilai min 4.86 – tinggi.

Intrepetasi Min:

Skala Min	1.00 – 2.40	Sangat Rendah
	2.41 – 2.80	Rendah
	2.81 – 4.20	Sederhana
	4.21 – 5.60	Tinggi
	5.61 – 7.00	Sangat Tinggi

Semua 10 responden menunjukkan mereka berada di peringkat keprihatinan serta berdasarkan intrepetasi min (Min 5 Item) seperti berikut; Tahap 0 – (min = 3.88 – sederhana), Tahap 1 – (min = 4.66 – Tinggi), Tahap 2 – (min = 4.86 – Tinggi), Tahap 3 – (min = 4.72 – Tinggi), Tahap 4 – (min = 4.34 – Tinggi), Tahap 5 – (min = 4.52 – Tinggi), Tahap 6 – (min = 4.22 – Tinggi). Secara keseluruhan responden berada di Tahap 2 telah menunjukan min paling tinggi iaitu 4.86.

  

PERBINCANGAN

Rajah 1. Profil Tahap Keprihatinan Pekerja Terhadap Inovasi DDMS

Profil Peringkat Keprihatinan Tiada Berkaitan (Tahap 0) berada pada tahap tinggi kemudian Peringkat Keprihatinan maklumat dan peribadi (Tahap 1 dan Tahap 2) sedikit menurun dan kembali tinggi pada peringkat pengurusan (Tahap 3). Bagi Tahap 4, Tahap 5 dan Tahap 6 terdapat penurunan. Merujuk kepada interpretasi Hall dan Ford (2011) bahawa bentuk profil menunjukkan skor peratusan yang tinggi pada awal tahap iaitu Tahap 0, Tahap 1 dan Tahap 2 sebaliknya menunjukkan skor peratusan yang rendah bagi peringkat  Tahap 4, Tahap 5 dan Tahap 6.

Responden yang menunjukkan Tahap 4 dan Tahap 5 rendah mereka memberi keprihatinan yang minima atau kurang prihatin tentang hubungan kesan pelaksanaan inovasi DDMS. Selain itu, mereka juga kurang bekerjasama atau berkongsi maklumat dengan rakan sekerja dalam persediaan untuk melaksanakan inovasi DDMS. Profil Tahap 6 menunjukkan kenaikan ekor yang mempunyai idea yang berlainan daripada idea berkenaan kerana mereka mempunyai pandangan bahawa mereka patut diberi masa dalam melaksanakan DDMS.

Sekiranya skor peratusan yang tinggi bagi peringkat awal keprihatinan dengan kenaikan ekor melambangkan terdapat rintangan dalam pelaksanaan inovasi DDMS. Profil jenis ini mencadangkan bahawa pekerja mempunyai idea yang berbeza dan mungkin hendak mengubah atau menggantikan inovasi yang dilaksanakan. Tentangan terhadap inovasi sering disebabkan oleh kekurangan maklumat mengenai inovasi DDMS dalam kalangan pekerja. Sebagai agen pelaksanaan inovasi DDMS, setiap pekerja semestinya mempunyai pengetahuan, informasi dan keupayaan bagi memenuhi hasrat mencapai matlamat dasar yang ditetapkan. Namun dapatan kajian menggambarkan DDMS mempunyai pengetahuan tinggi.

CADANGAN

Hasil dapatan kajian mendapati perubahan atau inovasi adalah satu proses dan bukannya satu peristiwa dalam aktiviti harian pekerjaan. Sebagai satu proses, pelaksanaan inovasi memerlukan pengguna mempelajari inovasi tersebut agar mereka boleh melaksanakannya secara berkesan. Kejayaan sesuatu inovasi yang telah direncanakan boleh direalisasikan dengan pelaksanaan sepenuhnya oleh pekerja yang terlibat inovasi ini. Banyak inovasi telah diperkenalkan oleh pihak Kerajaan namun berhadapan dengan kegagalan disebabkan oleh pekerja yang kurang prihatin kerana kurang kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu perubahan.

Dapatan kajian ini juga boleh dijadikan petunjuk kearah perencanaan program intenvensi yang bersesuaian untuk membantu dan menyokong pekerja-pekerja supaya berganjak kearah inovasi yang di cadangkan oleh organisasi. Setiap individu yang terlibat dalam pelaksanaan sesuatu inovasi hendaklah berganjak dari keprihatinan kendiri kepada keperihatinan tugas dan seterusnya kepada keperihatinan impak. Anjakan ini akan menghasilkan kejayaan inovasi. Pelaksanaan inovasi memerlukan masa kerana perlu mempengaruhi dan memenangi hati manusia yang terlibat agar mereka mahu mengubah cara bekerja. Oleh itu, kewujudan pengiktirafan atau pengukuhan agar mereka mahu berubah bagi menjayakan inovasi baharu. Pengukuhan dalam adalah lebih baik untuk dibangunkan berbanding pengukuhan/reward luaran (contoh imbuhan duit kepada mereka yang mahu berubah).

Sebelum pelaksanaan inovasi itu terhasil dan berjaya, perancangan yang rapi dengan mengambil kira keperluan dan sumber-sumber asas dalam melaksanakan tingkah laku yang diharapkan. Ia menentukan dan menghasilkan polisi bagi mengawal tingkah laku seperti yang dirancangkan. Pelaksanaan inovasi DDMS memerlukan penstrukturan semula dan penggantian. Oleh itu, ia memerlukan pengubahsuaian dan adaptasi dalam tingkah laku pekerja, penekanan kepada inovasi, ruang pemebelajaran, jadual dan pengisian pelaksanaan inovasi tersebut. Peringkat perancangan DDMS perlu memberi gambaran menyeluruh tentang inovasi tersebut. Ini kerana, pekerja mengharapkan jelas tentang matlamat, tujuan inovasi dan manfaat yang diprolehi oleh pekerja. Disamping itu, sebelum pelaksanaan itu juga, pekerja mengharapkan inovasi ini menpunyai persetujuan dan tujuan yang sama

Pekerja untuk berubah bukan mudah kecuali jika pihak pengurusan dapat mempengaruhi dan memenangi hati manusia terlibat agar dapat berubah kerja mereka. Oleh itu, pengiktirafan dan ganjaran amat diperlukan agar mereka ingin melakukan oerubahan sepertimana yang ingin dicapai oleh pengurusan tertingg organisasi. Pihak perancang dan pentadbir perlu mewar-warkan akan inovasi yang dicadangkan terlebih dahulu agar inovasi tidak dating secara mengejut. Perbincangan yang kerap berhubung dengan inovasi dikalangan pekerja yang terlibat adalah kunci kerjayaan inovasi. Perbincangan dan komunikasi secara terbukavjuga amat diperlukan ketika sedang dilaksanakan.

Mewujudkan pembelajaran bepasukan dengan menuntut belajar bukan untuk kepentingan diri sendiri tetapi untuk kepentingan pasukan bagi mencapai kecekapan kerja berpasukan. Displin ini harus dimulakan dengan dialog dan perbincangan dimana pekerja akan sentiasa berfikir bersama dan menggabungkan kepakaran yang ada.

KESIMPULAN

Perlu ada tindakan atau intervensi yang diberikan kepada mereka sebagai pengguna inovasi baharu. Namun begitu, perlu ada tindakan segera untuk meningkatkan peringkat keprihatinan, tahap penggunaan inovasi dan amalan. Oleh itu, pihak pengurusan organisasi perlu mengambil tindakan yang sewajarnya dalam memastikan pengguna inovasi dapat melaksanakan sistem DDMS. Kursus tambahan, seminar, pemantauan dan penyemakan sistem DDMS mesra pengguna wajar dilakukan agar kelancaran melaksanakan inovasi. Analisis penggunaan Model CBAM, jelas dapat meneroka keprihatinan serta meneroka tahap penggunaan DDMS perlu dilakukan secepat mungkin agar mereka tidak terus berada di peringkat dan tahap yang ditunjukkan dalam dapatan kajian. Untuk memastikan dasar kerajaan pelaksanaan sepenuhnya menggunakan DDMS dengan memastikan aspek kesediaan seperti infrastruktur fizikal lengkap dan meningkatkan kemahiran pekerja melalui latihan dan pembangunan.

CADANGAN UNTUK KAJIAN AKAN DATANG

Metodologi peralatan kajian akan datang seharusnya meliputi soal selidik tiga komponen utama untuk mengumpulan data iaitu peringkat Tahap Penggunaan (Level of Use) dan Konfigurasi Inovasi (Innovation Configuration). Kaedah kualitatif juga mungkin dapat menyokong kajian kerana pihak pngurusan akan dapat menggambarkan situasi sebenar akan permasalahan yang dihadapi.

RUJUKAN

Tan Yi Ling dan Lee Lay Wah (2015). Profil Tahap Keprihatinan Guru Terhadap Inovasi Kurikulum Standard Sekolah Rendah (KSSR) Berdasarkan Model Concern-Based Adoptation Model (CBAM). Juku:Jurnal Kurikulum & Pengajaran Asia Pasifik. Julai 2015, Bil. 3 Isu 3.

Sharifah Nor Puteh, Nor Adibah Ghazali, Mohd Mahzan Tamyis, & Aliza Ali. (2012). Keprihatinan guru Vahasa Melayu dalam melaksanakan kemahiran berfikir secara kritis dan kreatif. Journal Pendidikan Bahasa Melayu, 2(2), 19-31.